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Para este fin, es necesario entender los procesos de negocio y áreas de oportunidad actuales dentro de la organización. En este blog enumero 5 preguntas básicas que te debes hacer para seleccionar el tipo de solución que mejor se adapta a tus necesidades.

1° ¿Cuál es el proceso de recepción de facturas de mis clientes?

En 2010 veremos cambios drásticos por parte de las entidades de mayor tamaño en diferentes sectores, ya que implementarán (Receptoría Automática) sistemas para recibir, validar e integrar de forma automática los CFD´s enviados por sus proveedores. El beneficio para estas entidades es disminuir cargas administrativas, errores de captura, diferencias en pagos, mejorar planeación financiera y generar respuestas automáticas a sus proveedores.

Como proveedor de estas entidades, también se obtienen varios beneficios, principalmente en:

-Obtener respuestas de sus facturas de forma automática, sin tener que hacer una llamada, etc.

-Mejora en flujos de efectivo, ya que se evitan reprocesos y la corrección de errores es en un tiempo mínimo.

-Eficiencia en formas de trabajo y posibles integraciones tecnológicas de mayor alcance.

Dentro del tema de receptoría automática cabe mencionar que se manejan diferentes tipos de ADDENDA, dependiendo de la entidad y el sector al que esta pertenece, sin embargo hay casos donde existe homologación por sector.

ADDENDA es simplemente una etiqueta donde los receptores indican la información que debe contener la factura y el orden de esta para poder ser integrada al sistema de receptoría.

Para entender mejor este concepto, adjunto el siguiente ejemplo:

Una cadena comercial puede pedir en determinado campo el número de proveedor, el cual para otro cliente es utilizado para identificar el número de entrega de mercancía. Estas diferencias van de acuerdo a la ADDENDA que maneja cada Receptor.

Adicionalmente los clientes con un sistema de receptoría automática necesitan recibir por un canal específico estos documentos para que estos puedan procesarse. Este canal de comunicación es definido por el receptor.

Aunque el tema de comunicación puede ser establecido de forma directa con el receptor, esto puede complicarse en casos de requerir canales más complejos/ costosos. También es común encontrar proveedores de servicio de factura electrónica con exclusividad de recepción de documentos del cliente, por lo que se tienen que pagar “fees” por cada factura que se hace llegar a la entidad a través de estos.

En conclusión ¿Cuál es el proceso de recepción de factura electrónica de mis clientes?

• ¿Cuáles de mis clientes manejan receptoría automática?

• ¿Qué información debe tener la factura y como debe venir esta? (Addenda)

• ¿Cómo le tengo que hacer llegar estas (canal de comunicación)?

2° ¿Cómo es la facturación dentro de mi empresa?

El tema principal es la diferencia de implementar una solución manual o automática.

Una solución manual es a base de una herramienta que te permite la captura directa y la generación del CFD, no está ligada a ningún sistema interno (inventario, contabilidad, etc.) y simplemente puede sustituir la facturación que se hace en un programa de hojas de cálculo, máquina de escribir, etc.

Una solución automática es aquella que se puede adecuar como una interfase adicional al ERP o sistemas con los que trabajan, entendiendo con esto que el proceso para crear una factura seguirá siendo el mismo y el integrar al esquema digital no implica una nueva captura o un paso adicional en el flujo de trabajo.

La forma de hacer esta integración generalmente se hace a través de archivos planos generados por el ERP/Sistema administrativo, donde se automatiza la solución para que al recibir estos archivos, valide con el SAT en formato XML y los transforme a factura electrónica.

Adjunto un diagrama.

Actualmente hay en el mercado soluciones que tienen diferentes alcances, por lo que es necesario entender el workflow del proceso de facturación en la organización para poder visualizar una reingeniería sustituyendo el papel.

3° ¿Qué volumen de facturación se tiene anualmente?

Entre mayor sea el volumen de folios utilizados, mas importante se vuelve el factor de implementar una solución que liberé carga administrativa y permita procesos más eficientes.

4° ¿Cómo definir si es necesaria una solución de un proveedor de servicio con costo o una gratuita montada en un portal web?

En lo personal y por experiencia, he notado que en soluciones de comercio electrónico “lo barato sale caro”, sin embargo dejo algunos criterios en donde es factible trabajar con una solución gratuita y la descripción de lo que implica:

Generar facturas de forma manual. Si no cuentas con un sistema administrativo o ERP en la organización.

Volumen mínimo de facturación. Debido a que se tienen que capturar todos los datos por evento, una mayor facturación implica una carga administrativa considerable.

No trabajar con clientes con receptoría automática. Cuando tus clientes no tienen (tendrán) addenda y no te solicitan un canal de comunicación para hacerles llegar los CFD´s.

Envía sus facturas por correo electrónico. El portal te permitirá descargar en algunos formatos estos CFD´s para que puedas enviar a tus clientes en un correo electrónico (Cada factura ocupa un aprox de 70 kbs, lo cual permite que sea muy sencillo adjuntar).

Procesos de trabajo con papel. Aunque es costos e ineficiente, es una realidad que en muchas empresas aún llevan procesos donde requieren el papel para sellar, firmar, entregar, etc. Entre menor sea el uso de este en los procesos, más eficiente será.

Solución de proveedor de servicio con costo (considerando funcionalidades grales. en el mercado)

• Fácil captura en forma manual. No es necesario introducir todos los datos, ya que tiene plantillas en memoria. En forma automática no tiene ningún impacto en el proceso operativo.

Acceso práctico de tus facturas. Podrás contar con un monitor web, donde accedes con usuario y password y tienes acceso a las facturas que elaboraste, junto con esta hay criterios de búsqueda, y opciones para descargar en diferentes formatos.

Visibilidad. Dentro del monitor web, podrás identificar cuales facturas han sido o no consultadas por tu cliente, sustituyendo esto a un contra-recibo y permitiéndote monitorear la correcta entrega de las mismas.

Trabajar con clientes con receptoría automática. La solución te permitirá generar las facturas con la Addenda del receptor y hacerle llegar a este sus facturas de forma automática. Los beneficios que obtienes como proveedor:

o Respuesta automática del status de tu factura (aceptada, rechazada,etc.)
o Eficiencia operativa.
o Mejor flujo de efectivo.
o Futura integración a procesos de negocio (info. de pagos, etc.)

Envío automático de facturas. La solución permite manejar un portal de receptor para los clientes (sin receptoría automática), en este portal pueden consultar las facturas emitidas a su nombre. Es en este portal donde al descargar la factura actualizan esta con el status de recibida en el portal de emisor.

• Diseño personalizado de Factura. Se pueden incluir logos, diseños, leyendas, mercadotecnia, etc.

Automatización de procesos y Retorno de Inversión ROI. La decisión debe ser tomada considerando el impacto positivo en la eficiencia de los procesos y los ahorros que se obtienen.

Estas son las principales funciones que hay en el mercado, sin embargo estas soluciones son muy flexibles para desarrollar otras que se adapten a su negocio.